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Die in der Lippischen Landesbibliothek Detmold zur Geschichte des Detmolder Hoftheaters verwahrten musikalischen und archivalischen Quellen sind in ungewöhnlicher Breite und Fülle erhalten. Ergänzt werden sie durch Materialien aus dem Landesarchiv NRW, Abteilung Ostwestfalen-Lippe (Personalakten etc.) und dem Niedersächsischen Landesarchiv, Abteilung Osnabrück (Theaterzettel  der Spielzeiten in Osnabrück). Diese Materialien, die bislang entweder nur standardmäßig z. B. im Internationalen Quellenlexikon der Musik (RISM) (Musikalien) erfasst oder sogar lediglich durch maschinenschriftliche Regesten (Theaterakten) sowie z. T. handschriftliche Zettelkataloge ausgewertet sind, wurden im Rahmen des Projekts kontextuell erschlossen.

„Altes“ Hoftheater, erbaut 1825, eröffnet am 8. November 1825 mit Mozarts Titus

Als Erschließungsgrundlage für die Quellenbeschreibungen der Aufführungsmaterialien wurden die seit den 1980er Jahren vorliegenden RISM-Datensätze herangezogen, die dank der Linked Open Data Initiative von RISM in das Datenformat der Music Encoding Initiative (MEI) konvertiert und anschließend angereichert werden können.

Ziel des Projektes war es, die überlieferten musikalischen Quellen (Partituren, Stimmen und Partien, Libretti, Rollenhefte) einerseits detailliert zu beschreiben (inkl. enthaltener Einlagen sowie handschriftlicher Einträge zu Personen und Aufführungen) und andererseits die archivalischen Quellen im Volltext oder als Regesten zu erfassen. Im Rahmen dieser kontextuellen Tiefenerschließung wurden den erschlossenen Musikalien etwa Informationen aus den Einnahme- bzw. Ausgabe-Journalen oder den Regiebüchern des Theaters zugeordnet. In der Folge kann jetzt beispielsweise ein Rollenverzeichnis aller mitwirkenden Schauspieler oder Sänger erstellt werden.

Diese sogenannte kontextuelle Tiefenerschließung wurde auf der Basis eines → Modells vollzogen, das innerhalb des Pilotprojekts entwickelt und erprobt wurde, damit es langfristig auch von anderen Bibliotheken für die Erschließung ähnlicher Bestände genutzt werden kann. Die Grundlage dieses Modells bilden die beiden XML-basierten Codierungsstandards der Music Encoding Initiative (MEI) sowie der Text Encoding Initiative (TEI), die beide sowohl eine bibliothekarische als auch eine wissenschaftliche Erfassung der Dokumente erlauben und durch ihre Anbindung an internationale Datenstandards die Möglichkeit eines gezielten Mappings zu den Datenbeständen anderer Bibliotheken oder Forschungseinrichtungen mit sich bringen.

Die Projektergebnisse wurden mit Hilfe der eigens entwickelten Software Theatre Tool in einem Portal zusammengeführt, in welchem auch eine Auswahl von Digitalisaten der Materialien (Aufführungsmaterialien und Akten) mit den XML-basierten Erschließungsdokumenten verknüpft werden. Bei den Aufführungsmaterialien ist bei einigen Materialien mit Hilfe der in Detmold entwickelten Software Edirom Online ein taktgenauer Zugang möglich. Die Präsentation der Ergebnisse trägt auf diese sehr anschauliche Weise dazu bei, dem heutigen Forscher oder interessierten Laien ein Bild vom Wirken des Detmolder Hoftheaters in seiner Blütezeit zu vermitteln.